督促電話のかけ方

督促電話では、まず請求内容と入金状況を確認し、相手の事情を聞いたうえで支払予定日と方法を確認します。取引先や顧客に連絡する際は、支払済みとの行き違いを防ぎ、次の対応が決まるように話を進めましょう。

督促電話のかけ方と例文｜電話の前から記録までの5ステップ

督促電話は、支払いの状況を確認し、次にどう対応するかを合意するための連絡です。話す順番と記録する項目をそろえると、確認漏れを防げます。

手順①かける前に、入金と請求内容を照合する

電話の前に、請求番号・金額・支払期限を確認し、入金記録と照らし合わせます。前回の連絡内容や、支払済みとの申し出がないかも確認してください。請求先や金額に自社の誤りがないかも確認し、担当者の変更や社内承認待ちなど、遅れの背景を想定しておきましょう。流山市の案内でも、入金確認に時間がかかり、支払済みでも自動音声の電話が届く場合があるとされています。

これは社内ルールの例であり、法令上の期限ではありません。法人への電話は相手の営業時間内とし、始業直後・昼休み・終業間際や月末月初の繁忙を避けるなど調整します。

入金記録に反映されるまで時間がかかる場合もあるため、支払済みとの回答があれば振込日や名義を確認します。

手順②名乗って、支払いの担当者につないでもらう

社名と氏名を名乗り、支払いを担当する方につないでもらいます。受付や同僚には、請求・未入金・金額を伝えず、担当者を確認することにとどめましょう。

ポイント：具体的な用件は、本人・担当者につながってから伝えます。

手順③入金を確認できていないことを伝え、事情を聞く

担当者を確認したら、請求日・請求番号・金額を示し、入金を確認できていないと伝えます。相手が話し終えるまで聞き、確認した事実と相手の説明を分けて記録してください。

ポイント：最初から相手の落ち度と決めつけず、遅れている理由を確かめます。

手順④支払日と支払方法を決め、最後に復唱する

「近いうちに払います」で終えず、日付と方法を確認します。その場で決められない場合は、確認できる時期を聞き、次の連絡日を合意しましょう。

電話の後は、合意した内容をメールでも残します。振込先の変更などがある場合は、自社の正規の案内手順を使い、口頭だけで済ませないようにします。

ポイント：支払予定日が決まらない場合は、「いつまでに予定日を回答してもらうか」を確認して記録します。

手順⑤記録し、入金を確認したらお礼を伝える

通話後は、日時・話した相手・支払予定日・方法・事情・次回連絡日を記録します。共有する範囲は業務上必要な担当者に絞り、約束の日に入金を確認してください。

お礼は電話でもメールでも構いません。入金が確認できた相手は再連絡の対象から外し、未入金なら、後述する2回目の電話の例を参考に対応します。

ポイント：連絡を重ねることより、記録と入金状況を更新することが重要です。

場面別の督促電話の例文｜こんなときの言い方

予定どおりに話が進まないときも、確認する内容を決めておけば落ち着いて対応できます。次の6場面では、状況に応じて例文を使い分けてください。

担当者が不在・留守番電話のとき

担当者が不在で留守番電話になった場合は、社名・氏名・折り返し先を簡潔に残します。家族や同僚が聞く可能性があるため、請求や未入金、金額には触れません。

ポイント：留守番電話だけで用件を完結させようとせず、本人と話す機会をつくります。

「もう払った」「金額が違う」と言われたとき

支払済みと言われたら、再度の支払いを求めず、自社の記録と照合します。

金額が違うとの申し出には、「相違のある項目を確認し、担当者からご連絡します」と伝えます。

ポイント：請求内容に相違があると言われたら、支払いを求め続けず、自社の担当部署で内容を確認します。

「請求書が届いていない」「見ていない」と言われたとき

請求書が届いていない場合は、宛名・部署・メールアドレスなどの送付先を確認します。再送後に内容を確認してもらい、支払予定日を相談しましょう。

ポイント：送付履歴だけで「届いているはず」と判断せず、先方が確認できる状態を整えます。

分割払いや支払日の延期を相談されたとき

分割や延期の相談を受けたら、自分の判断で承諾せず、社内の承認手順に沿って確認します。その場で回答できない場合は、いつまでに返答するかを伝えましょう。

ポイント：認められた場合は、分割なら各回の金額と日付、延期なら新しい期日をメールや書面に残します。

約束の日に入金がなかったとき（2回目の電話）

約束の日を過ぎても入金がない場合は、入金反映の遅れを確認してから再連絡します。前回の約束を事実として伝え、新しい状況を聞きましょう。

ポイント：責める言い方を強めるのではなく、支払日または次の確認日を改めて決めます。約束が繰り返し守られない場合は、上司へ相談して連絡方法を見直します。

個人のお客様にかけるとき（本人確認の言い方）

家賃・会費・利用料などで個人のお客様へ連絡する場合は、本人と確認できてから用件を伝えます。

ポイント：本人でなければ「改めてご連絡します」と伝え、詳細は話しません。本人確認に必要な項目は、契約と自社の手順に沿って扱います。

督促電話で関係を壊さない話し方のコツ

督促の後も取引が続く相手には、支払いの確認と関係の維持を両立させたいところです。強い表現に頼らず、声の出し方や言葉をそろえましょう。

コツ①明るく、ゆっくり、聞き取りやすい声で話す

普段の業務連絡と同じ、明るく落ち着いた声を意識します。早口で一度に説明せず、請求番号・金額・日付は区切って伝え、相手が確認する間を取りましょう。例えば「○月○日」を伝えた後に「お日にちはお間違いないでしょうか」と確かめると、聞き違いに気付きやすくなります。

コツ②クッション言葉を使い、強い言い方を言い換える

相手の事情を聞く余地を残しつつ、確認したいことを具体的に伝えます。

「お手数をおかけしますが」「念のための確認ですが」などのクッション言葉も使えます。ただし、柔らかさを優先して期限や確認事項まで曖昧にしないようにしましょう。

コツ③トークの流れを社内でそろえる

担当者ごとに返答が違うと、先方に「前の担当者は認めた」と受け取られることがあります。基本の会話、分割・延期の決裁先、異議・強い苦情・法的相談の引き継ぎ先を1枚にまとめましょう。例えば請求額に相違があると言われた場合の確認先を決めておくと、担当者によって回答が食い違うのを防げます。

督促電話は何時まで？何回まで？違法になるケースと注意点

督促電話に適用される規制は、請求する事業者と債権の種類によって変わります。貸金業者による貸付金の取立てと、一般企業の売掛金の請求を分けて確認しましょう。

貸金業者の督促電話は午後9時〜午前8時が原則禁止

貸金業法第21条は、正当な理由なく、定められた時間帯に電話や訪問などをすることを禁じています。その時間帯は、同法施行規則第19条の午後9時から午前8時までです。

また、債務者などが支払いや連絡の時期を申し出た場合は、同条の条件によって、その時間帯以外の連絡も制限されます。「午前8時〜午後9時ならいつでもよい」という理解は避けましょう。

一般企業の督促電話は、社内ルールで時間帯と回数を決める

貸金業法の取立て規制は、貸金業を営む者などによる、貸付契約に基づく債権の取立てを対象とします。一般企業の通常の売掛金や利用料金の督促に、その時間帯の規定をそのまま当てはめるものではありません。

例えば法人宛は相手の営業時間内、個人宛は本人の希望や生活時間を踏まえて基準を決めます。社内の基準を守っていても、相手の生活や業務を妨げる連絡になっていないかを確認しましょう。

何回までかけてよいか

貸金業法第21条と施行規則第19条には、一律の電話回数上限はありません。一定回数までなら適法という意味でもなく、金融庁の監督指針「取立行為規制」は、反復継続した電話などを、私生活や業務の平穏を害するおそれが大きい例としています。

一般企業も、本人の希望や過去の応答を確認して回数・間隔を決めましょう。同じ日に担当者を変えて何度もかけないよう履歴を共有し、応答がなければメールや書面へ切り替えます。

勤務先（職場）にかけてよいか

貸金業者は、正当な理由なく債務者の勤務先など居宅以外へ電話することを禁じられています。貸金業法第21条第1項第3号に定められた規制です。

一般企業の法人取引では、合意した通常の業務連絡先を使います。個人のお客様への請求で、つながらないからと勤務先へ安易に連絡するのは避け、本人の希望する連絡先を確認してください。

家族や同僚など第三者に請求内容を伝えない

受付・留守番電話・家族への伝言では、未入金や金額を伝えません。例えば同僚から用件を聞かれても、担当者を確認する連絡にとどめ、具体的な請求内容は本人・担当者と直接話します。

督促電話がつながらない・約束が守られないときの対応

電話に出ない、約束どおりの入金がない場合でも、繰り返し電話するだけでは解決しないことがあります。状況を確認しながら連絡手段を変えましょう。相手の反応や請求内容に応じて、メール・書面・法的手続きの中から対応を選びます。

メール・SMS・書面を組み合わせて連絡する

メールやSMSでは、宛先を確かめ、本人が用件と連絡先を確認できるようにします。第三者の目に触れる可能性も考え、個別の請求情報をどこまで載せるかは自社の手順で定めましょう。送信日時と内容、返答を保存し、電話の記録とまとめて管理します。

督促状や内容証明郵便で正式に請求する

督促状では、請求内容と支払期限、問い合わせ先を整理して通知します。支払いがない場合は内容証明郵便も選択肢です。日本郵便の説明によれば、内容証明は送付文書の内容などを証明するもので、記載内容の真実性を証明する制度ではありません。

支払督促などの法的手続きを検討する

簡易裁判所の支払督促や、60万円以下の金銭の支払いを求める少額訴訟などがありますが、適切な手続きは事情によって異なるため、弁護士などの専門家へ相談してください。

督促電話の件数が多いなら自動化も選択肢

件数が多いときは、定型の案内や確認を自動化し、担当者が判断の必要な案件に集中できるようにする方法があります。督促以外も含めた業務の見直しは、「電話業務を効率化する方法」をご覧ください。

定型の案内だけならオートコールやSMS

支払期限の通知には、オートコールやSMSを活用できます。電話で「手続き済みなら1を押してください」と案内し、番号で回答してもらう方法は、オートコールの活用例です。先に伝える内容と回答方法を決め、対応済みの相手を除外してから発信しましょう。機能の違いは「オートコールとは」で説明します。

支払日の聞き取りまで任せるならAI電話

法人取引の支払予定日を聞き取り、記録する業務には生成AI電話を使えます。支払済み・停止希望の相手を対象から外し、請求への異議や複雑な相談は担当者へ戻す条件を先に定めることが大切です。仕組みは「生成AI電話とは」をご覧ください。

ラクーンフィナンシャルでは、5年以上使ってきたロボットコール（オートコール）からnocall.aiに切り替えていただきました。短期の支払い遅延がある取引先への督促電話で、支払いの約束を得られた割合（入金約束獲得率）が、ロボットコールのときの3〜4倍に高まっています（2026年2月の本稼働後、取材時点の実績）。

支払予定日の確認を毎回人が行っている場合は、nocall.aiで聞き取りと記録を自動化できます。

督促電話に関するよくある質問

Q：支払期日の何日後から電話すべきですか？

A：一般企業の売掛金では、支払期限・入金の反映・連絡の合意を確認して判断します。例えば翌営業日にメールし、数日反応がなければ電話する運用が考えられます。手順①の例を参考に、機械的に日数だけで決めないようにしてください。

Q：支払いの催促は電話でするべきですか？

A：電話は、事情を聞いてその場で支払予定日を確認できる方法です。まずメールや書面で知らせ、反応がなければ電話するなど、相手に届く手段を組み合わせます。記録を残したい場合は、電話後に合意内容をメールでも伝えましょう。

Q：「督促」をやわらかく伝える言い方はありますか？

A：本人・担当者を確認した後なら、「お支払いのご確認」「ご請求の件」と伝えられます。受付や家族には用件の詳細を伝えず、本文の言い換え表を参考に、確認したい内容を落ち着いて話してください。

まとめ｜督促電話は入金状況の確認と丁寧な聞き取りから

督促電話では、請求内容と入金状況を確かめてから連絡し、相手の事情を聞いたうえで支払予定日と方法を確認します。通話内容を記録し、約束した日に入金を確認するところまで対応しましょう。連絡する時間帯や頻度に配慮し、電話で解決しない場合は書面などの方法を検討します。

nocall.aiは、法人取引の支払予定日を聞き取り、通話結果を記録します。定型的な確認を任せ、担当者が請求への異議や個別の相談に対応する運用に役立ちます。